Organisasi keanggotaan secara teratur menyelenggarakan acara untuk anggotanya. Mereka memainkan peran penting dalam tujuan jangka panjang untuk menyediakan layanan berkualitas tinggi dan berharga bagi anggota Anda dan dapat menjadi bagian penting dari rencana pemasaran akuisisi dan retensi. Acara dapat bervariasi tergantung pada asosiasi dan industri mereka, tetapi banyak acara umum termasuk acara-acara seperti:
Pelatihan & Pendidikan
ujian
Grup jaringan
RUPS
Seminar
Rapat manajemen
Konferensi
Gala
Acara seperti ini sangat penting sebagai bagian dari penawaran keanggotaan Anda. Mereka membantu menjaga hubungan antara organisasi Anda dan anggota, serta antara anggota itu sendiri. Sehubungan dengan acara seperti pelatihan dan ujian, mereka juga menyediakan bagian inti dari layanan nilai tambah yang disediakan oleh organisasi keanggotaan Anda.
Asosiasi juga sering menjadi tuan rumah konferensi dan gala tahunan. Ini bisa menjadi acara besar, dengan semua anggota Anda hadir, dan dapat mencakup manajemen peserta pameran, sponsor, pembicara, dan kegiatan malam. Konferensi dapat menjadi tulang punggung penawaran keanggotaan Anda, dan karena itu kemungkinan besar Anda akan memiliki tim terpisah untuk mengelolanya.
Banyak solusi perangkat lunak keanggotaan menawarkan fitur manajemen acara, tetapi banyak di antaranya tidak membedakan antara jaringan yang lebih kecil dan acara pelatihan, dan konferensi tahunan yang sangat kompleks.
Sangat penting bahwa setiap penyedia solusi keanggotaan tidak hanya memahami perbedaan antara acara yang lebih kecil ini dan konferensi dan gala tahunan, tetapi juga mendukungnya situs slot online secara terpisah dalam solusi mereka. Kebutuhan dan persyaratan untuk setiap tim sangat berbeda dan oleh karena itu solusi yang mendukung mereka harus memenuhi masing-masing.
Tim konferensi sering kali memiliki tugas berikut yang tidak akan dilakukan oleh tim acara umum:
Manajemen undangan dan pendaftaran: Mengirimkan undangan ke anggota yang ditargetkan dan memastikan mereka dapat mendaftar secara online dengan mudah
Akomodasi dan manajemen perjalanan: Memastikan Anda dapat menawarkan akomodasi dan perjalanan delegasi jika diperlukan – memastikan Anda tidak memesan berlebihan dan Anda tahu siapa yang menggunakan transportasi apa, kapan mereka tiba dan di mana mereka tinggal
Manajemen microsite: Banyak acara berulang akan memiliki microsite khusus, dari mana manajer acara dapat menambahkan semua informasi acara yang relevan. Ini harus mudah digunakan dan cepat diperbarui
Manajemen pembicara: Mendapatkan semua detail dari pembicara bisa jadi sulit – manajer acara perlu mengelola bio mereka, ringkasan presentasi, agenda, dan lainnya
Manajemen sponsor: Mempromosikan peluang sponsor dan menerima pembayaran untuk slot ini
Manajemen aliran: Dengan banyak aliran yang berbeda, sangat penting bahwa delegasi dapat dengan mudah memilih lokakarya dan presentasi yang relevan dengan mereka
Manajemen kamar: Pastikan Anda tidak memesan dua presentasi sekaligus di ruangan yang sama! Pastikan Anda memiliki semua peralatan yang diperlukan untuk setiap lokakarya, pembicara, dan presentasi
Manajemen katering: Mengelola proses permintaan katering, pemesanan katering, dan semua logistik terkait
Manajemen meja: Jual dan pesan meja secara massal dan izinkan delegasi mengunggah detail mereka sendiri tentang siapa yang duduk di mana
Pelaporan acara: Laporan adalah tulang punggung acara – menjalankan rincian delegasi, laporan akomodasi, laporan katering, untung rugi dan banyak lagi
Perangkat lunak keanggotaan Anda harus melayani konferensi besar dan manajemen gala, dan memperlakukannya sebagai entitas yang terpisah